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Drei Methoden für effektivere Kommunikation in Meetings

6. May 2018 | TEAM MANAGEMENT

In nahezu allen Unternehmen verlaufen die Meetings nicht sonderlich effizient. Häufig liegt das nicht einmal an dem Willen der Teilnehmer, sondern vielmehr an der Art der Kommunikation miteinander. Wer von uns wäre nicht glücklich, wenn unsere Meetings kürzer und die Dialoge zwischen den Teilnehmern effektiver wären?

Georg Kohlrieser war Verhandlungsführer bei Geiselnahmen. Heute ist er als Kommunikations- und Verhandlungscoach tätig und lehrt als Professor für Leadership and Organizational Behavior an der IMD Business School in Lausanne. Kohlrieser zeigt drei einfache Methoden für Meetings auf, um Barrieren, die einen effektiven Dialog verhindern, zu verringern. Wir selbst nutzen diese Methoden häufig in unseren Workshops und unseren Projekten und sind immer wieder überrascht von der positiven Wirkung.

 

1. “Rote-Karte”

Jeder Teilnehmer im Meeting erhält eine Rote Karte aus Pappe oder Ähnlichem. Wenn jemand im Laufe des Meetings einen aktiven Dialog verhindert, bspw., weil er andere unterbricht, Antworten mit „Ja, aber …“ gibt oder in eine zu tiefe Detailebene abrutscht, zeigen die anderen Teilnehmer dieser Person die Rote Karte.

Stellt man die Methode in einem Meeting vor, blickt man erst einmal in zweifelnde Gesichter. Innerhalb weniger Minuten wird sie aber von allen mit viel Humor und konstruktiver Kritik angenommen.

Die Rote Karte ist ein klares, unmissverständliches Zeichen und hilft einem, sich wesentlich bewusster mit seiner Sprache, seiner Wortwahl und der Wirkung auf andere auseinanderzusetzen. Häufig ist uns in diesem Moment nicht bewusst, dass wir andere übergehen oder mit Details langweilen. Die Rote Karte zeigt einem auf radikale Art und Weise, dass der gewählte Kommunikationsstil in diesem Moment beim Gegenüber nicht so ankommt, wie man es beabsichtigt hat, und zwingt einem zum Umdenken.

 

2. “Ja, aber…”

Jeder kennt die Floskel „Ja, aber …“. Jemand hat etwas gesagt und der nächste Kollege antwortet darauf mit „Ja, aber …“. Zählen Sie einmal, wie häufig diese Floskel während eines Meetings tatsächlich genutzt wird. Sie werden erstaunt sein!

„Ja, aber …“ ist aber in keinem Fall eine Zustimmung; es ist eine klare Form der Ablehnung. Und zwar mit recht geringer Wertschätzung. Um den Teilnehmern des Meetings die Wirkung dieser Floskel zu verdeutlichen, nutzen wir die folgende Methode:

Drei Teilnehmer stellen sich vor die Gruppe. Ihre Aufgabe: Sie haben 1000 Euro, um eine Party zu planen. Sie müssen sich gemeinsam darauf einigen, wie sie die 1000 Euro für die Party ausgeben möchten. Einzige Voraussetzung: Jeder Satz muss mit „Ja, aber …“ beginnen. Die Gruppe hat 90 Sekunden Zeit, sich zu einigen.

Raten Sie mal, was passiert! Genau, es wird der Gruppe nicht gelingen, sich auf ein Vorgehen zu einigen, um die 1000 Euro auszugeben.

Jetzt drehen wir die Formulierung um. Selbes Spiel, selbes Ziel, selbe Zeit. Einzige Änderung: Jeder Satz muss mit „Ja, und …“ beginnen.

Was glauben Sie, was nun passiert? Richtig, das Team wird sich innerhalb kurzer Zeit auf ein gemeinsames Vorgehen einigen. Und nicht nur das – auch die Energie und der Zusammenhalt dieser Personen sind spürbar gestiegen. Diese einfache Methode zeigt, wie mächtig die Wirkung kleiner Redewendungen ist.

 

Sebastian Moos

Sebastian ist seit 12 Jahren als Berater in IT-Projekten tätig. Seit 2014 gibt Sebastian Projektmanagement-Trainings und unterstützt als Moderator und Coach unsere Kunden.

Minimale Änderungen bei der Wortwahl oder und ein wenig Disziplin können die Effektivität von Meetings massiv erhöhen.

Foto: Milkosx

3. “Vier-Sätze”

In Dialogen und der Kommunikation ist weniger mehr. Das merkt man in Gesprächen, in Nachrichten oder bei Informationen. „Weniger ist mehr“ ist auch das Erfolgsgeheimnis von Twitter. Wichtige Inhalte so einfach und knapp wie möglich zu kommunizieren, ist essentiell, wenn man möchte, dass die Inhalte beim Gesprächspartner auch korrekt ankommen.

Mit der Vier-Sätze-Methode führt man in einem Meeting die Regel ein, dass jeder für seine Wortmeldung maximal vier Sätze benutzen darf.

Diese Regel zwingt die Teilnehmer dazu, sich im Vorfeld zu überlegen, was sie überhaupt sagen möchten und welches Ziel sie verfolgen. Zeitgleich werden sie sich wesentlich bewusster über die notwendige Aussagekraft und die Vorteile effektiver Kommunikation.

Diese Methode sollte nicht dazu führen, dass man grundsätzlich nur noch in vier Sätzen spricht. Es trainiert die Teilnehmer aber enorm darin, sich klar, fokussiert und zielorientiert auszudrücken.

Es wird den Teilnehmern einiges an Disziplin und Durchhaltevermögen abverlangt. Wenn man aber diese Regel zwei, drei Meetings lang konsequent anwende, ändert sich bereits der Kommunikationsstil und die Meetings werden für alle Teilnehmer spürbar effizienter.

 

Quelle: Georg Kohlrieser, “Hostage at the Table – How Leaders Can Overcome Conflict, Influence Others, and Raise Performance”

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