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Die Aufgaben des Projektmanagers

15.12.2017 | Projektmanagement Basics

Sebastian Moos

Sebastian ist seit 12 Jahren als Berater in IT-Projekten tätig. Seit 2014 gibt Sebastian Projektmanagement-Trainings und unterstützt als Moderator und Coach unsere Kunden.

Wir alle verstehen unter Projektmanagement häufig das Planen, Steuern und Überwachen von Zeitplänen, Ressourcen und Budgets. Aber Projektmanagement umfasst deutlich mehr.

Das PMI, der weltweit älteste und größte Projektmanagement-Verband, nennt drei zentrale Aufgaben des Projektmanagers:

  1. Gather Product Requirements
  2. Manage Stakeholder Engagement
  3. Manage Project Constraints

Schauen wir uns an, was diese Aufgaben bedeuten.

Die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers überhaupt besteht darin, die Produkt- oder Projektanforderungen zu verstehen. Nicht selten scheitern selbst erfahrene Projektmanager schon an dieser allerersten Aufgabe. Im Eifer des neuen Projektes stürzt man sich in die Dinge, die man gelernt hat und anschließend dem Management zeigen kann: einen Projektplan, eine Risikobetrachtung und eine Aufwandsschätzung. Immerhin will das Management ja wissen, was das Projekt kosten wird. Dabei sind all diese Arbeiten zwecklos, wenn sie nicht exakt auf das Projektziel ausgerichtet sind. Und das Projektziel ergibt sich immer noch aus den Anforderungen des Kunden.

Weil also der Kunde vorgibt, worin das Ziel besteht und welches Ergebnis am Ende als erfolgreich angesehen wird und welches nicht, ist es von zentraler Bedeutung, sich zunächst umfassend mit dessen Wünschen, Vorstellungen und Zielen auseinanderzusetzen. Erst wenn die Ziele des Kunden vollständig verstanden sind, ist der Projektmanager in der Lage, diese an sein Team weiterzugeben, mögliche Lösungswege und Szenarien zu erarbeiten und daraus einen Projektplan zu erstellen. Dabei ist es unerheblich, ob wir im klassischen Wasserfallmodell arbeiten oder agil vorgehen. Beide Frameworks nennen eine Projektvision als absolute Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt.

“The minimum plan necessary to start a Scrum project consists of a vision and a Product Backlog. The vision describes why the project is being undertaken and what the desired end state is.”

Ken Schwaber

Das “WAS” ist die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers. Erst danach kommen die organisatorischen Details.

Foto: Fotolia

Die zweitwichtigste Aufgabe des Projektmanagers ist es, die Erwartungen und die Beteiligung der Stakeholder zu managen. Was bürokratisch klingt, ist in Wahrheit das Steuern von hochkomplexen soziologischen Zusammenhängen. Wie schafft man es, den Kunden oder Stakeholder glücklich und zufrieden zu machen? Wie ermittelt man dessen wirklichen Ziele für das Projekt? Wie kann man ihn in den Projektalltag einbinden und dafür sorgen, dass er nicht nur als passiver Konsument das Projekt beobachtet, sondern es als aktiver Teilnehmer unterstützt, seine Mitwirkungsleistungen vorantreibt und mit konstruktivem Feedback das Projektteam dabei unterstützt, hervorragende Ergebnisse zu liefern?

Um dies zu schaffen, benötigt man jede Menge Empathie, ein ausgeprägtes Gespür für andere Menschen. Andere zu verstehen, sich in deren Situation hineinzuversetzen, aus neuer Perspektive Ideen und Lösungen zu entwickeln und auf der richtigen Ebene zu kommunizieren – all dies sind Soft Skills, die man zum Glück erlernen und üben kann.

Die dritte Aufgabe ist das Steuern von Projectconstraints, also das Planen, Steuern und Überwachen von Scope, Projektressourcen, Meilensteinen, Budgets, Qualität und Risiken. Und auch dieses Thema ist nicht so einfach und nicht so technisch, wie man zunächst denkt. Viel wichtiger als die unzähligen IT-Tools, die den Projektmanager unterstützen können, ist, dass er mit Führungsqualitäten, Soft Skills und hohen analytischen Fähigkeiten in der Lage ist, die richtigen Ziele zu fokussieren und das Team zu motivieren. Das richtige Arbeitsumfeld muss geschaffen werden, um Produktivität und Innovationen zu ermöglichen. Transparenz und Vertrauen im Umgang miteinander sind notwendig, damit Informationen auch wirklich ausgetauscht und schlechte Nachrichten nicht verschwiegen werden. Nur so stehen relevante Informationen auch für wichtige Entscheidungen zur Verfügung.

Und vielleicht dann – aber wirklich erst dann – kommen die IT-Tools zur Zeit-, Budget- und Ressourcenplanung. Oder man delegiert diese Aufgabe an Projektmitarbeiter, die damit besser umgehen können als man selbst. Teammitglieder, die viel schneller und effektiver die wichtigen Informationen identifizieren und zusammenstellen.

Wenn man also etwas länger darüber nachdenkt, womit man als Projektmanager am meisten beschäftigt ist und was davon die wichtigsten Aufgaben sind, erkennt man sehr schnell, dass eben gerade nicht die Planung, Steuerung und Überwachung von Ressourcen und Budgets die wichtigste Aufgabe ist, sondern es viel bedeutsamer ist, sicherzustellen, dass für diese zentralen und kostspieligen Ressourcen, unsere Teammitglieder und Kollegen, das richtigen Umgebung, die richtigen Ziele und richtigen Prioritäten zu schaffen.

So und nicht anders kann man gemeinsam die Projektziele erreichen und die Kundenerwartung übertreffen.